La era digital nos ha brindado importantes herramientas para agilizar los procesos de trabajo, siendo la inmediatez un factor que muchas veces hace colapsar los flujos de tareas programadas, pero con organización y una administración adecuada del tiempo, los objetivos se pueden lograr.

Más allá de tener un calendario de tareas por cumplir, debemos ser conscientes de que el trabajo diario es dinámico ¡Las empresas están vivas! Todos los días surgen nuevos desafíos que debemos abordar y que nos obligan a pausar otros proyectos.

¿Cuál es la solución? Reducir los obstáculos que se presentan a diario, dando prioridad a aquellas tareas realmente importantes, con eficiencia y efectividad.

Tareas importante v/s urgentes

Existen muchas actividades que nos restan tiempo para realizar las labores importantes, el desafío es identificarlas. Un ejemplo de esto son las reuniones, espacios de tiempo en que la eficiencia no siempre se aplica, representando muchas veces tiempos muertos que perfectamente podrían haber sido reemplazados por un correo o minuta de actividades.

Alternativas para reemplazar una reunión:

• Crea informes de actualización de proyectos semanales.
• Sorprende a tus colaboradores con un tablero virtual de ideas, donde puedan participar de manera libre y atemporal.
• Comparte los avances de un proyecto a través de informes de flujo.

Saber distinguir si la tarea a la que le estás dando prioridad es importante o urgente, es esencial para ser eficiente. La clave está en priorizar el trabajo en función de los resultados que éste reporte, cumpliendo primero los objetivos de corto plazo, porque generalmente las tareas a largo plazo requieren más tiempo y dedicación.

Otra manera de distinguir en qué escala de importancia están tus tareas, es evaluar el impacto que tienen respecto a los objetivos o metas de la empresa, ya que de esto dependerá el nivel de prioridad que le entreguemos a esta tarea.

En Frale, atendemos las necesidades digitales de las empresas, eso nos exige tener un alto nivel de organización, ya que las plataformas exigen contenido nuevo, dinámico y contingente. ¿Cuál ha sido la clave de nuestro éxito? La utilización de herramientas tecnológicas que aporten a la gestión de nuestras áreas creativas, eliminando tiempos muertos y creando un flujo de trabajo colaborativo.

Utiliza herramientas de organización y comunicación de equipos

Existen muchas herramientas, algunas gratuitas y otras por suscripción, que puedes implementar para organizar, priorizar y designar responsabilidades dentro de tu equipo de trabajo como Trello, Asana, Slack o Google Suite, esta última es la utilizada con nuestro equipo.

Google Suite: Google es la plataforma más usada en el mundo, por eso en FRALE, basamos todo nuestro trabajo a través de la utilización de las herramientas que esta plataforma ofrece para llevar a cabo una relación cercana e informada entre nuestros equipos y con los clientes.

Entre sus herramientas que aportan a la productividad y eficiencia, destaca el correo electrónico, espacio de almacenamiento en la nube, Drive para recopilación de documentos y trabajo colaborativo y Calendar, para la programación de actividades.

Esta plataforma también permite realizar reuniones a través de su aplicación Meet y tener conversaciones a través del chat y de Current, red social interna de Google para equipos de trabajo.

Para finalizar comparto la siguiente reflexión:

Desafíate a brindar soluciones ágiles, creativas, eficientes y razonables, el cliente no siempre quiere la razón, quiere soluciones viables para alcanzar sus objetivos de forma exitosa y en tiempos óptimos.  

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